„Dos & Don’ts“ beim Telefonieren – ein kleiner Telefonknigge

Ein paar «Dos & Don’ts» rund ums Telefonieren.

Der erste Eindruck zählt, auch am Telefon.

Anrufe sind wichtig, denn es könnte ein neuer Kunde oder ein neuer Auftrag sein. Und es ist wichtig, für bereits bestehende Kunden erreichbar zu sein. Anrufer finden es nicht prickelnd, wenn der Anruf ewig klingelt.

Hier ein paar Tipps für einen positiven ersten Eindruck:

1. Die Begrüssung

Die erste Sekunde eines Telefongesprächs entscheidet, ob beim Gesprächspartner Sympathie entsteht oder nicht. Auch wenn der Anruf zu einem gänzlich unpassenden Zeitpunkt kommt, seinen Sie freundlich und kundenorientiert.

Bevor Sie sich am Telefon melden, machen Sie eine kurze Pause oder versichern Sie sich, dass die Leitung bereits steht. Ansonsten hört der Anrufer nur noch die letzten Buchstaben und weiss nicht sicher, ob er richtig verbunden ist.

Die Begrüssung am Telefon sollte kurz und verständlich sein. Nennen Sie den Namen des Unternehmens sowie, um Verwechslungen auszuschliessen, am besten zusätzlichen Vor- und Nachnamen.
z.B. Teleantwort – mein Name ist Melanie Stalder

Sprechen Sie langsam und deutlich. Sie sagen die Begrüssungsfloskel viele Male am Tag. Wenn Sie die Begrüssung nur so runterrattern, wirkt dies wenig sympathisch.

2. Während des Telefongesprächs

Konzentrieren Sie sich voll und ganz auf den Anrufer und machen Sie sich laufend Notizen. Müssen Sie Unterlagen hervorsuchen, informieren Sie den Anrufer entsprechend.

3. Gesprächsende

Fassen Sie am Schluss noch einmal das Besprochene zusammen und informieren Sie den Anrufer über das weitere Vorgehen.

Sie sehen, telefonieren braucht Zeit. Auch wenn der Anruf nur kurz dauert, werden Sie in Ihrem «Flow» unterbrochen. Bis Sie wieder den vollen Fokus auf der ursprünglichen Arbeit haben, vergehen wertvolle Minuten.

Möchten Sie Ihre Arbeitszeit effizient nutzen? Schaffen Sie sich ungestörte, produktive Zeitfenster. Das Team von Teleantwort kümmert sich währenddessen persönlich und professionell um Ihre Anrufer. Ab einem Tag bis hin zum Jahresvertrag ist alles möglich. Alle Informationen dazu finden Sie unter www.teleantwort.ch/telefonassistenz.

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